院内各部门：

        为了进一步加强我院的对外宣传工作，加强我院针对各类图片、音像等文件的归档、整理和使用，特此提出若干建议和要求：

        1.做好过往工作中留存资料的整理和备份工作，印刷品和纸质资料要扫描成电子版，建议所有电子文档在整理后以光盘刻录方式存档，以备今后调用；

        2.在日常工作中加强资料收集整理力度，尤其是常规工作中的图片和音像资料收集整理，我们以前在这一部分素材的积累上还有很多缺失和空白，如日常授课、内部工作会议、小范围研讨等院内活动等等，我们的素材积累工作亟待加强；

        3.做好重大活动和特色工作的资料收集整理工作，提前做好相关准备，保证重大事件的资料收集工作无差错，特色工作的素材积累彰显部门特色；

        4.在加强本部门收集整理力度的基础上充分借助院内专业力量，请专门资料采集人员对资料收集整理工作进行协助和指导，尤其是重大活动前一定告知专门人员，提前做好各项准备工作。

        学院将于近日启动学院范围内的宣传资料系统化工程，各方面图文资料的收集和整理工作，直接决定着我院对外宣传资料的详实程度，也就间接影响了我院对外工作的宣传整体效果。希望各部门真正高度重视，加强各类资料的收集整理，从自身视角出发，在更好记录自己工作业绩和成果的同时，为学院提供更多，更有价值的宣传素材。

                                      院务办公室

                                     2009年3月24日